Management Assistant

Als Management Assistant ben je de rechter- en de linkerhand van de CEO en de COO van Living Stone. 

Je bent betrokken bij drie luiken:

1. Financieel/administratief (in overleg met CEO)
• Facturatievoorbereiding en facturatie (via ons digitaal platform, Teamleader)
• Opvolgen van achterstallige debiteuren
• Betalingen uitvoeren (online)
• Inkoopfacturen controleren
• Aanspreekpunt voor onze externe boekhouder
• Administratie ondersteunen

2. HR (in overleg met CEO)
• Personeelsadministratie (prestaties, beheer van vakantie- en inhaalrustdagen, …doorgeven via digitaal platform van sociaal secretariaat)
• Opleidingstraject uitwerken en begeleiden van nieuwe medewerkers (stagiairs, jobstudenten, IBO contracten, starters)
• Freelance database up to date houden
• Initiatieven ter bevordering van de werksfeer

3. Organisatie (in overleg met COO en CEO)
• Bedrijfsprocessen en gebruik van bedrijfstools optimaliseren
• Mails & agenda van CEO en COO beheren
• Agendabeheer en het treffen van alle organisatorische maatregelen die aan deze agenda verbonden zijn (meetings organiseren, medewerkers informeren, ontvangst van bezoekers, afspraakmanagement, etc.).
• Opvolging KPI’s van projecten
• Rapportage

4. Project support
In bepaalde publishing projecten (o.m. magazines, websites) ondersteun je de COO en project managers ook in kwaliteitscontrole. Het beheer van sociale media projecten o.m. voor Living Stone behoort ook tot het takenpakket.

Profiel

• Je kan ruime ervaring voorleggen als Management Assistant, bij voorkeur in een marketing/salesomgeving, en behaalde een hoger diploma.
• Je bent positief ingesteld en handelt steeds stipt, discreet & integer, je hanteert goed taalgebruik, contactvaardigheid en discretie – je bent de vertrouwensfiguur van CEO en COO.
• Je levert nauwkeurig en kwalitatief werk af.
• Je bent vertrouwd met Office365 en je houdt van digitaal werken.
• Nederlands, Frans en Engels gebruik je dagelijks.
• Kennis van Duits en begrip van boekhouding is een grote plus!
• Idem als de kennis van Teamleader en andere CRM pakketten, marketing automation tools.
• Je beschikt over een wagen.
• Wonen op max. 30-tal km van ons kantoor in Beerlegem (Zwalm, Vlaamse Ardennen) is ideaal.

Living Stone is een B-to-B marketing agency (met een vast team van 13 vaste medewerkers en een lokaal, nationaal en internationaal freelance netwerk) dat zich specialiseert in healthcare- en technologiemarketing. Ons klantenportfolio bestaat uit nationale en internationale headquarters, voor wie we go-to-market programma’s uitwerken van strategie tot oplevering van de instrumenten die in multimediale kanalen ingezet worden.

We verwelkomen je graag als onze Management Assistant!

Writers

You are an experienced technical writer or journalist who knows how to present complicated subjects or intricate technology in an easy-to-read manner. Good journalism style essential, as is proper grammar and written expression in your native language. The ability to follow editorial guidelines and production templates set by our clients is mandatory. Being able to judiciously integrate promotional messaging into copy is helpful. Work is typically deadline-intensive with finished, proofed, and properly formatted copy delivered within a short time frame.

Photographers and video experts

You are a skilled documentary photographer or video camera professional that can capture images to present the reality of a true-life story. You frequently work as a freelance professional and are often hired by magazines, newspapers, or publishing companies/broadcasters to tell a specific story through photographs or video. As a documentary professional, you are used to being an ‘on-the-scene’ reporter and can deliver creativity on the spot (no studio photography nor video.) You take care of good audio and video (high-definition); you are also an editing expert and used working mobile.

Freelance healthcare marketeer

Freelance marketeer met een medische of farmacologische background voor rechtstreekse detachering bij een vooraanstaand farmabedrijf in het Brusselse (m/v)